Київський університет права

МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ ІНСТИТУТ ДЕРЖАВИ І ПРАВА ім. В.М. КОРЕЦЬКОГО НАН УКРАЇНИ     А.В.КОРЖ      ЮРИДИЧНЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ   Навчальний посібник Лекції та зразки документів     Київ 2001

УДК 34: 372.8
ББК X. Я 73
    К 66

Рекомендовано
Вченою радою Національної академії
внутрішніх справ України
(протокол № 14 від 26 вересня 2000 р.)

Рецензенти

О.Б.Олійник - доктор філологічних наук, професор,
академік АН ВШ України

Л.І.Чулінда - ст. викладач кафедри юридичного
документоведення НАВСУ

Корж А.В.
     Юридичне документоведення: Навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України. — К.: Ін-т держави і права ім В.М.Корецького НАН України, 2001. — 168 с.
ІSВN 966-02-1809-5

     У посібнику пропонуються лекції та зразки документів з курсу «Юридичне документоведення» відповідно до програми навчання в Національній академії внутрішніх справ України.
     Метою викладення даного курсу є виховання у слухачів та курсантів Академії відповідальності у роботі з документами в системі МВС України, підготовка їх до самостійної роботи, вироблення у працівників правоохоронних органів на-вичок правильного складання необхідних документів.

ББК X.Я 73

© А.В. Корж, 2001

ІSВN 966-02-1809-5

У суверенній Українській державі, яка згідно з Основним Законом є соціальною і правовою, великого значення набуває створення умов для утвердження правових засад діяльності всіх сфер суспільства.
     Головне завдання правової держави — створення чіткої системи функціонування органів, які забезпечили б реалізацію законодавства. Однією з таких сфер є чітка, налагоджена, скоординована діяльність правоохоронних органів.
     У діяльності цих органів одне з чільних місць посідає створення і функціонування системи документів як робочого інструменту працівника. Для оволодіння наукою і мистецтвом документа кожен майбутній працівник має добре знати теорію і практику юридичного документоведення.
     Даний навчальний посібник присвячено діловодству в системі МВС України.
     Термін «діловодство» характеризує сукупність робіт з документоведення управлінської діяльності установ і з організації в них документів.
     Поняттям «документ» визначається інформація, записана будь-яким способом на будь-якому матеріалі, що видається в тій чи іншій організації, установі, управлінні, відділі для використання у своїй діяльності. Таким чином, поняття «управління», «інформація», «діловодство», «документ» органічно взаємопов'язані.
     Сьогодні вдосконалення виробничо-господарської системи, підвищення рівня організації та ефективності управлінської роботи залежать від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, управліннях, відділах системи МВС України.
     Навчальний посібник містить методичний матеріал з двох нерозривно зв'язаних елементів механізму управління: перший — це самі документи, другий — процес діловодства, який включає оформлення документів, контроль виконання, формування їх у справи, передача до архіву та зберігання документів. Вміщено також деякі нормативні документи, які є необхідними в роботі для правильної орієнтації та оперативного знаходження довідкової інформації.
     Основна увага в посібнику приділяється підготовці та оформленню організаційно-розпорядчих документів як базовому процесу в реалізації всіх управлінських дій.
     У навчальному посібнику «Юридичне документоведення» пропонуються такі основні теми даного курсу.
    &nbsp1. Документування як один із видів професійної діяльності працівників органів внутрішніх справ.
    &nbsp2. Сучасний діловий документ.
    &nbsp3. Сучасні вимоги до оформлення службових документів у роботі правоохоронних органів.
    &nbsp4. Мовно-стильові особливості текстів службових документів.
    &nbsp5. Організація контролю за виконанням документів.
    &nbsp6. Архівна робота в органах внутрішніх справ.
    &nbsp7. Мовний етикет ділового листування.
    &nbsp8. Юридична термінологія в тексті документа.
    &nbsp9. Класифікаційні характеристики функціональних сфер документоведення в діяльності органів внутрішніх справ.
    &nbsp10. Документування організаційно-розпорядчої діяльності.
    &nbsp11. Документування інформаційно-довідкової діяльності.
    &nbsp12. Документування діяльності колегіальних органів.
    &nbsp13. Особливості роботи з кадровими документами.
    &nbsp14. Особисті офіційні документи.

     У кінці кожної теми для закріплення матеріалу пропонуються практичні завдання, додаються зразки оформлення документів. Цей матеріал є необхідним для самостійного вивчення курсу практичними працівниками, слухачами заочної форми навчання. Для формування умінь і навичок у діловодстві їм необхідно виконати всі завдання, запропоновані в посібнику.

Вступ...............................................5
Тема 1. Документування як один із видів професійної
діяльності працівників органів внутрішніх справ.....7
1. Документування як один із видів професійної
діяльності працівників органів внутрішніх справ.
Предмет і завдання курсу «Юридичне 
документоведення»...................................7
2. Становлення документування та діловодства........9
3. Мова творів юридично-ділової писемності.........11
4. Становлення і розвиток мови законодавчих актів..12
Тема 2. Сучасний діловий документ..................15
1. Поняття про документ. Вимоги до нього та його
властивості........................................15
2. Класифікація документів.........................17
3. Нормотворча база, що регулює процеси створення,
документообігу та зберігання документів............19
4. Нормативно-методична база діловодства...........22
5. Значення документа, напрями його розвитку.......22
Тема 3. Сучасні вимоги до оформлення службових 
документів у роботі правоохоронних органів.........24
1. Вимоги до оформлення документів.................24
2. Реквізити як обов'язкові складові елементи
документа..........................................25
3. Правила оформлення документів...................27
Тема 4. Мовно-стильові особливості текстів 
службових документів...............................35
1. Мова і стиль службових документів...............35
2. Особливості офіційно-ділового стилю.............36
3. Текст як головний елемент документа. Типи та
види текстів.......................................37
4. Типові помилки у документах.....................40
5. Графічні скорочення, абревіатури................43
6. Цифрова інформація. Правила її оформлення.......45
Тема 5. Організація контролю за виконанням
документів.........................................48
1. Загальні положення про контроль виконання
документів.........................................48
2. Організація контролю за строками виконання
документів.........................................48
3. Порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг 
громадян в ОВС.....................................51
4. Процеси обліку документообігу в системі МВС 
України............................................55
Тема 6. Архівна робота в органах внутрішніх справ..57
1. Номенклатура справ..............................57
2. Формування справ................................60
3. Оформлення справ................................60
4. Відбір документів і справ на зберігання і
знищення...........................................62
5. Архівна робота в ОВС (наказ МВС України № 350
від 16.06.92)......................................62
Тема 7. Мовний етикет ділового листування..........65
1. Поняття про етикет..............................65
2. Мовні формули ввічливості в ділових паперах.....66
3. Документ як елемент етикету листування..........66
Тема 8. Юридична термінологія в тексті документа...69
1. Поняття і класифікація юридичних термінів.......69
2. Вимоги до вживання юридичних термінів у 
нормативно-правових текстах........................73
3. Використання іншомовних термінів у документах...74
4. Синоніми та омоніми в юридичній термінології.
Проблеми взаємозаміни термінів у тексті документа..75
5. Труднощі при перекладі юридичних термінів з
російської на українську мову......................76
6. Мовна норма — невід'ємний атрибут мови
законодавства......................................77
Тема 9. Класифікаційні характеристики функціональних
сфер документоведення в діяльності органів
внутрішніх справ...................................80
1. Функціональні сфери документоведення в
діяльності ОВС.....................................80
2. Класифікаційні характеристики документів, що
створюються в системі МВС України, за розподілом
функціональних сфер................................83
3. Класифікація кримінально-процесуальних
документів.........................................84
4. Процес систематизації документів................85
Тема 10. Документування організаційно-розпорядчої
діяльності.........................................87
1. Основні положення з документування управлінської
діяльності.........................................87
2. Уніфікація і стандартизація управлінських
документів.........................................88
3. Характеристика основних організаційних
документів.........................................88
4. Характеристика основних розпорядчих документів..98
Тема 11. Документування інформаційно-довідкової
діяльності........................................107
Інформаційно-довідкові документи:
Службовий лист.................................107
Протокол.......................................111
Витяг з протоколу..............................112
Довідка........................................113
Звіт...........................................114
Доповідна та пояснювальна записки..............116
Акт............................................117
Відгук.........................................118
План роботи....................................118
Службова телеграма, факс. телефонограма........119
Тема 12. Документування діяльності колегіальних
органів...........................................122
1. Організаційно-технічні заходи щодо підготовки
та проведення нарад...............................122
2. Ділові засідання...............................124
3. Види публічних виступів........................124
4. Структура доповіді і звіту.....................126
Тема 13. Особливості роботи з кадровими
документами.......................................128
Документи кадрової діяльності:
Заява..........................................128
Рапорт.........................................130
Контракт (трудова угода).......................132
Автобіографія..................................138
Службова характеристика, характеристика-відгук,
характеристика-рекомендація....................139
Додання........................................141
Наказ з особового складу......................143
Анкета (особовий листок з обліку кадрів).......145
Тема 14. Особисті офіційні документи..............152
Доручення......................................152
Розписка.......................................154
Заповіт........................................155
Додаток 1. Завдання для контрольної роботи........157
Додаток 2. Плани семінарських занять..............158
Короткий словник термінів та їх значень...........160
Література........................................166